Retención del 1.5% en pagos digitales en Colombia

Guía NIIF + DIAN para empresas (2025)

Aviso: Esta es una guía informativa basada en la propuesta del Ministerio de Hacienda sobre una retención del 1.5% a pagos digitales. A la fecha, la medida está pendiente de reglamentación. Se actualizará cuando exista decreto definitivo.

¿Por qué se habla de la retención 1.5% en pagos digitales?

El Ministerio de Hacienda de Colombia propuso aplicar una retención 1.5% en pagos digitales a las operaciones realizadas por medios de pago digitales como PSE, códigos QR, billeteras electrónicas y pasarelas de pago. El objetivo sería nivelar el tratamiento tributario entre medios de pago y fortalecer el recaudo. La novedad trae retos para empresas, contadores y plataformas.

Para el empresario, el impacto está en el flujo de caja y la rentabilidad por canal de cobro. Para el equipo contable, el foco está en parametrizar ERP y facturación electrónica, crear cuentas y automatizar conciliaciones. Esta guía de IKA SERVICES S.A.S. presenta un enfoque práctico bajo NIIF para PYMES y cumplimiento DIAN.

Contexto y estado de la medida

• Propuesta: retención 1.5% en pagos digitales pagadas mediante PSE, QR, billeteras y pasarelas.
• Estado normativo: aún no es decreto. Se espera discusión y posible reglamentación durante 2025.

Mensaje clave: prepárate para implementar con soportes completos tan pronto se publique la reglamentación.

¿A quién aplicaría? Alcance y posibles excepciones

Sujetos y operaciones cubiertas

• Empresas y comercios que reciben pagos por PSE, QR, pasarelas y billeteras.
• Plataformas que intermedian pagos entre clientes y comercios.
• Operaciones B2C y B2B en medios digitales.

Posibles exclusiones o tratamientos diferenciados

• Pagos entre personas naturales sin actividad empresarial formal.
• Transferencias internas que no constituyen venta o recaudos con retenciones ya reguladas.
• Operaciones con beneficios o regímenes especiales.

La precisión final dependerá del decreto: bases de cálculo, topes, excepciones y obligaciones por tipo de operación.

Diferencias vs. retención por tarjetas y comisiones

Aspecto	Pagos con tarjeta (vigente)	Propuesta retención 1.5% en pagos digitales
Medio	Tarjetas débito/crédito vía adquirente	PSE, QR, billeteras, pasarelas
Naturaleza	Retenciones/autorretenciones asociadas a servicios o compras	Retención en la fuente del 1.5% sobre la transacción
¿Quién retiene?	Usualmente el adquirente o banco	Por definir: plataforma, banco o comercio
Soporte	Extractos, notas y certificados del adquirente	Certificados emitidos por el agente retenedor

Riesgo: doble tributación por solapamiento con retenciones existentes (compras o comisiones). El decreto debe aclarar prioridades y no acumulabilidad.

Efectos tributarios: naturaleza, agentes y reporte DIAN

1. Naturaleza: sería una retención en la fuente como anticipo del impuesto. No es un nuevo impuesto, sino recaudo al momento del pago.
2. Agente retenedor (tres escenarios): plataforma/pasarela; entidad financiera; autorretención del comercio si así se establece.
3. Reporte DIAN: certificación y reporte en formatos informativos; alineación con declaraciones e información exógena.

Impacto contable bajo NIIF para PYMES de la Retención 1.5% en pagos digitales

• Afecta la medición del efectivo recibido y la presentación del ingreso neto.
• Crear una cuenta puente para retenciones practicadas/por pagar.
• Revelar en notas el criterio de reconocimiento, políticas, riesgos y controles.

Política contable sugerida (borrador): “Las transacciones cobradas por medios digitales sujetos a retención del 1.5% se reconocen por su valor bruto como ingreso. La retención se reconoce como pasivo por pagar al agente retenedor. El efectivo recibido refleja el valor neto. Las comisiones de pasarela se reconocen por separado”.

• Estado de resultados: ingreso bruto; comisiones como gasto separado; la retención no es gasto.
• Estado de situación financiera: retenciones por pagar en pasivos corrientes.
• Flujo de efectivo: entradas netas por canal y salidas al cancelar retenciones.

Asientos contables modelo (NIIF para PYMES)

Ajustar a plan de cuentas y documentos de soporte.

1) Venta $100.000 vía PSE con retención 1.5%

• Débito: Bancos $98.500
• Débito: Retenciones por pagar – pagos digitales $1.500
• Crédito: Ingresos por ventas $100.000

2) Pago de la retención al agente retenedor

• Débito: Retenciones por pagar – pagos digitales $1.500
• Crédito: Bancos $1.500

3) Comisión de pasarela (2% = $2.000 + IVA si aplica)

• Débito: Gastos por comisiones $2.000
• Crédito: Cuentas por pagar a proveedor (pasarela) $2.000
• Si hay IVA: registrar IVA descontable conforme a factura del proveedor.

4) Devoluciones/anulaciones

Reversar ingreso, retención y comisiones de forma proporcional con soporte e ID de transacción.

Conciliación bancaria y con pasarelas

1. Conciliación diaria por canal (PSE, QR, billetera) y por pasarela.
2. Cruzar monto bruto, retención (1.5%), comisiones e impuestos.
3. Verificar certificados de retención versus libro y pagos efectuados.
4. Definir cierre T+1/T+3 con tesorería y contabilidad.

Flujo de caja, rentabilidad y KPIs por canal

• Ingreso bruto vs. neto (después de retención y comisiones).
• Costo de aceptación por medio de pago.
• Plazo de abono, disputas y devoluciones.
• KPIs: tasa de conversión, costo por recaudo, margen neto por canal, DSO y porcentaje de conciliaciones oportunas.

Tecnología y automatización: ERP, FE, RADIAN y CUNE

• ERP/Contabilidad: crear cuentas y reglas; automatizar asientos con reportes o integraciones de pasarela.
• Facturación electrónica: incluir campos/observaciones para identificar operaciones sujetas a la retención cuando sea norma.
• RADIAN: si hay factoring, coordinar la cesión de flujos netos de retención.
• CUNE/Nómina electrónica: no es objeto directo, pero revisar integración de recaudo y egresos.

Cálculo práctico: tres escenarios Retención 1.5% en pagos digitales

1) Ticket bajo: $100.000

• Retención (1.5%): $1.500
• Comisión pasarela (2%): $2.000
• Efectivo neto: $96.500 (sin IVA en comisiones)

2) Ticket promedio: $350.000

• Retención (1.5%): $5.250
• Comisión pasarela (2%): $7.000
• Efectivo neto: $337.750 (sin IVA en comisiones)

3) Alto volumen mensual: $50.000.000

• Retención (1.5%): $750.000
• Comisión pasarela (2%): $1.000.000
• Efectivo neto: $48.250.000 (sin IVA en comisiones)

Impactos por sector

• E-commerce: alto volumen y necesidad de automatización y conciliación diaria.
• Servicios profesionales: ajustar políticas de recaudo y certificados.
• Suscripciones/SaaS: revisar flujos recurrentes, prorrateos y devoluciones.
• Retail con QR: entrenamiento del punto de venta y cierres por turno.

Checklist para contadores, CFOs y tesorería. Retención 1.5% en pagos digitales

1. Mapear canales de cobro (PSE, QR, billeteras, pasarelas).
2. Identificar rol: agente retenedor o sujeto al que le retienen.
3. Crear/ajustar cuentas: retenciones por pagar – pagos digitales; comisiones pasarela; IVA descontable.
4. Parametrizar el ERP con reglas automáticas por canal.
5. Actualizar FE y documentos soporte: campos y leyendas.
6. Definir flujos de certificados (quién emite, cuándo, cómo).
7. Negociar con plataformas/bancos: reportes diarios con ID de transacción.
8. Capacitar al equipo (facturación, cartera, contabilidad, POS).
9. Ajustar manual contable NIIF para PYMES y matrices de riesgo.
10. Pruebas en ambiente de QA (piloto con un canal).
11. Monitorear KPIs: margen neto por canal, conciliación oportuna, diferencias menores al 0.5%.
12. Revisión mensual con auditor interno/externo.

Errores frecuentes y cómo evitarlos

• Doble retención por solapamiento con compras o comisiones.
• No crear cuenta puente para la retención.
• Mezclar comisiones y retenciones en un único asiento.
• Conciliaciones tardías que generan diferencias acumuladas.
• Soportes incompletos: certificados sin ID, fechas o NIT del agente retenedor.
• No ajustar contratos con pasarelas/bancos (SLA de reportes y responsabilidades).

FAQ – Preguntas frecuentes

1) ¿Desde cuándo aplicaría la retención 1.5%?

Desde la entrada en vigor del decreto reglamentario. Hasta entonces, es una propuesta.

2) ¿Quién practicará la retención: plataforma, banco o comercio?

Lo definirá el decreto. Debe prepararse para cualquiera de los tres escenarios.

3) ¿Se suma a la retención de comisiones o compras?

Debe evitarse la doble tributación. El decreto deberá aclarar prioridades y no acumulabilidad.

4) ¿Aplica a pagos por QR o links de pago entre empresas?

Sí, si son medios digitales cubiertos. Las excepciones se conocerán en el decreto.

5) ¿Cómo evidencio la retención ante DIAN?

Con certificados emitidos por el agente retenedor y registros contables/conciliaciones consistentes.

6) ¿Afecta el flujo de caja?

Sí. El efectivo recibido baja 1,5% por transacción (más comisiones). Ajustar tesorería y proyecciones.

7) ¿Debo cambiar mis políticas NIIF para PYMES?

Sí, para reconocimiento y revelación del nuevo flujo y la cuenta de retenciones por pagar.

8) ¿Qué asientos debo usar?

Ver la sección “Asientos contables modelo”.

9) ¿Cómo concilio banco y pasarela?

Con IDs de transacción y reportes diarios por canal, cuadrando bruto, retención y comisiones.

10) ¿Afecta RADIAN o el factoring?

Impacta el neto cedido. Coordinar con el aliado financiero para evitar diferencias.

11) ¿Cómo tratar devoluciones?

Reversar ingreso, retención y comisiones de manera proporcional con soporte documental.

12) ¿Qué hago si el decreto cambia porcentajes o base?

Actualizar políticas y parametrizaciones, y comunicar al equipo. Documentar el control de cambios.

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