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Resumen ejecutivo
- T+5 = cierre contable en máximo 5 días hábiles después del corte del mes.
- Beneficios: decisiones más rápidas, cumplimiento DIAN y menos reprocesos.
- Descarga la plantilla Excel del checklist: Checklist_Cierre_Contable_T+5_PYMES_CO.xlsx.
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Errores típicos que retrasan el cierre contable T+5
Soportes incompletos (compras, gastos, extractos, contratos).
- Nómina electrónica sin transmitir/aceptar a tiempo.
- Conciliaciones tardías (bancos, CxC, CxP, inventarios).
- Devengos y provisiones omitidos o con criterios inconsistentes.
- Impuestos sin conciliación fiscal–contable.
- Controles de ERP débiles (perfiles/bitácoras) y falta de backups.
Qué significa “T+5” en la práctica
T es el último día hábil del mes; +5 son los cinco días hábiles siguientes para cerrar contablemente. Requiere coordinación de Ventas, Compras, Tesorería, RR. HH., Contabilidad y TI, además de políticas claras de materialidad y un cronograma con responsables y evidencias.
Checklist paso a paso (T+0 a T+5)
T+0: Corte y alistamiento
- Comunicar el corte de operaciones y el calendario T+5 a todas las áreas.
- Recolectar soportes: facturas de proveedores, recibos de caja, extractos y consignaciones, contratos y novedades de nómina.
- Ventas y FE: validar CUFE/CUNE y rechazos.
- Nómina electrónica: cierre del periodo y transmisión; seguimiento a aceptación.
T+1: Conciliaciones iniciales
- Bancos: descargar extractos (PDF/CSV) y preparar conciliaciones preliminares.
- Cuentas por cobrar: actualizar antigüedad, aplicar recaudos y notas crédito; revisar FE rechazadas.
- Cuentas por pagar: registrar facturas, anticipos y pagos; verificar retenciones practicadas.
- Inventarios: corte, entradas/salidas finales y costo (promedio/PEPS bajo NIIF para PYMES).
T+2: Ajustes NIIF, provisiones e impuestos
- Depreciaciones y amortizaciones según políticas NIIF.
- Devengos y provisiones: incobrables, litigios; prepagados y diferidos.
- Impuestos: calcular IVA, retenciones, autorretenciones, ICA; conciliación fiscal vs. contable.
- RADIAN/Factoring: revisar eventos (endosos/cesiones) y su reflejo contable.
T+3: Conciliaciones integrales y reclasificaciones
- Conciliar auxiliares vs. mayores: bancos, inventarios, proveedores, clientes e impuestos.
- Ingresos/Gastos diferidos: revisar devengos vs. facturación/consumo (ARR/MRR en e-commerce/tech).
- Revisión NIIF para PYMES: políticas, materialidad y reclasificaciones clave.
T+4: Estados preliminares y KPIs
- Generar EERR, ESF y flujos; preparar notas internas clave.
- Analizar variaciones vs. presupuesto y mes anterior con comentarios ejecutivos.
- Actualizar KPIs: margen, EBITDA, DSO, DPO, rotación de inventarios y caja.
- Nómina: conciliar pasivos laborales, prestaciones y seguridad social; provisiones.
T+5: Validación y cierre contable
- Comité gerencial: presentación ejecutiva y aprobación del cierre.
- Asientos de cierre y bloqueo del periodo en el ERP con trazabilidad.
- Backups cifrados de auxiliares, XML (FE y nómina) y conciliaciones.
- Comunicar paquete de cierre y pendientes críticos a las áreas.
Controles clave por proceso de cierre contable T+5
| Proceso | Evidencia requerida | Riesgo si no se cumple |
|---|---|---|
| Bancos | Conciliación firmada y extractos | Saldos erróneos de caja/bancos |
| Cuentas por cobrar | Aging, FE aceptadas, recaudos | Ingresos y provisiones mal calculadas |
| Cuentas por pagar | Relación CxP, retenciones | Pasivos omitidos; sanciones |
| Inventarios | Kárdex y actas de conteo | Costo de ventas distorsionado |
| Nómina | Planilla PILA, novedades y aceptación | Pasivos laborales subestimados |
| Impuestos | Conciliación fiscal–contable | Sanciones y multas |
| Activos fijos | Hojas de vida; pólizas | Resultados sobrestimados |
| Intercompany | Conciliación intercompañías | Doble conteo; saldos desalineados |
| ERP/Seguridad | Bitácora de cambios y perfiles | Fraude/cambios no autorizados |
KPIs para gobernar el cierre T+5
| KPI | Fórmula / medición | Meta sugerida |
|---|---|---|
| Cumplimiento del cronograma (%) | Tareas a tiempo / Tareas totales | ≥ 90% |
| Diferencias de conciliación ($) | Suma de diferencias bancarias no justificadas | → 0 |
| FE aceptadas (%) | Facturas aceptadas / Emitidas | ≥ 99% |
| Nómina electrónica aceptada (%) | Nóminas aceptadas / Transmitidas | ≥ 99% |
| DSO (días) | CxC promedio / Ventas diarias | Disminuir mes a mes |
| DPO (días) | CxP promedio / Compras diarias | Consistente con política |
| Rotación de inventarios | Costo de ventas / Inventario promedio | Estable o al alza vs. plan |
| Reaperturas posteriores (#) | Reaperturas del periodo | 0 |
| Entrega EEF (fecha/hora) | Timestamp de publicación del paquete | ≤ T+5 hábiles |
Roles y RACI del cierre
R = Responsable (ejecuta) · A = Aprobador (decide) · C = Consultado · I = Informado
| Proceso | Gerencia | Finanzas/Contab. | RR. HH. | Compras/Operaciones | TI |
|---|---|---|---|---|---|
| Corte y comunicación | A | R | I | I | I |
| Bancos/Conciliación | I | R | I | I | C |
| CxC/CxP | I | R | I | R | I |
| Inventarios | I | C | I | R | I |
| Nómina electrónica | I | C | R | I | I |
| Impuestos | I | R | I | C | I |
| RADIAN/Intercompany | I | R | I | C | I |
| Estados y KPIs | A | R | I | I | I |
| Cierre ERP/Backups | I | R | I | I | R |
Política de materialidad y devengos (NIIF para PYMES)
Define umbrales cuantitativos y cualitativos para registrar ajustes. Estandariza el tratamiento de prepagados, ingresos diferidos y provisiones para evitar criterios cambiantes. Documenta la política y revísala anualmente.
Impuestos y reportes (visión práctica)
- Integra el cálculo de IVA, retenciones, autorretenciones e ICA al calendario T+2.
- Realiza conciliación fiscal–contable y prepara estructuras base para exógena.
- Incluye revisión de eventos en RADIAN que afecten CxC.
Automatización y datos: cómo ganar velocidad
- Integraciones FE/nómina electrónica y descarga automática de extractos.
- Plantillas estándar de conciliación y validadores de duplicados.
- Tablero mensual de KPIs (ERP + BI) con alertas.
Seguridad y auditoría
Aplica segregación de funciones, control de cambios en el ERP y bitácoras. Realiza backups cifrados por periodo y conserva evidencias en carpetas con nomenclatura estándar para facilitar auditoría y debida diligencia.
Plantilla descargable: cómo usarla
- Duplica la plantilla y asigna responsables por proceso.
- Define KPIs objetivo y fechas de entrega en cada paso.
- Evidencia cada tarea con soportes y obtén visto bueno en T+5.
Casos rápidos por sector
- Servicios profesionales: foco en antigüedad de CxC y devengos por proyectos.
- Comercio/retail: inventarios, descuentos/promociones y cierres de pasarelas.
- Tech/e-commerce: ingresos diferidos (SaaS), MRR/ARR y conciliaciones de marketplaces.
Señales de que necesitas apoyo externo
- Cierres posteriores a T+10 de forma recurrente.
- Reaperturas frecuentes del periodo.
- Diferencias crónicas en bancos/CxC/CxP/inventarios.
- Rechazos en FE/nómina electrónica o multas DIAN.
- Auditoría o due diligence próximas.
FAQ
¿T+5 cuenta días hábiles?
Sí. La meta es culminar el cierre contable en máximo cinco días hábiles después del último día hábil del mes.
¿Cómo priorizo si los soportes llegan tarde?
Define un corte claro en T+0, establece materialidad y aplica un plan de contingencia con estimaciones razonables y ajustes en T+1/T+2.
¿Diferencia entre cierre contable y fiscal?
El cierre contable sigue NIIF; el fiscal atiende normas tributarias (DIAN). Conciliar ambas visiones evita sanciones y reprocesos.
¿Cómo tratar ingresos diferidos en e-commerce?
Devenga según prestación del servicio o consumo. Documenta políticas y asegura consistencia entre periodos.
¿Qué KPIs mínimos debo reportar a gerencia?
Cumplimiento de cronograma, diferencias de conciliación, FE/nómina aceptadas, DSO/DPO, rotación de inventarios y reaperturas.
Próximos pasos
- Descarga la plantilla, ejecútala este mes y compara tus KPIs.
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