La factura electrónica 2026 ya no es “tema de contabilidad”, sino un punto crítico de operación: ventas, cartera, impuestos, soportes y cierres. Y en 2026 hay conversación reciente sobre ajustes en procedimientos y plazos para la factura electrónica como título valor (especialmente si vendes a crédito) y el uso de RADIAN.
En esta guía te dejamos: (1) un árbol de decisión para saber si estás obligado a facturar electrónicamente, (2) los pasos para cumplir sin enredos, y (3) qué cambios vienen sonando para RADIAN (si vendes a crédito y/o haces factoring).
Fuentes oficiales y de referencia: DIAN – Obligados a facturar | DIAN – Instructivo RADIAN | DIAN – Resolución 000202 de 2025 (PDF) | Proyecto de decreto (MinCIT) sobre circulación de factura electrónica como título valor (PDF).
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Lo esencial: ¿Quién está obligado a facturar electrónicamente en 2026? Factura electrónica 2026
La DIAN mantiene un criterio general: si realizas ventas de bienes y/o prestación de servicios y estás dentro de las categorías obligadas, debes expedir factura electrónica de venta o el documento equivalente electrónico correspondiente (según aplique). Punto clave: no es solo “tener software”, es cumplir con habilitación, numeración, transmisión/validación y soportes.
Para personas naturales, DIAN referencia umbrales y condiciones como el tope de 3.500 UVT asociado a operaciones gravadas con IVA (según lineamientos publicados por la entidad). Recomendación: verifica tu situación en “Obligados a facturar” y revisa tus responsabilidades en el RUT.
Árbol de decisión (AEO): ¿estás obligado a facturar electrónicamente?
Responde de arriba hacia abajo. Si en algún punto la respuesta es “Sí”, pasa a la acción recomendada.
Inicio → ¿Vendes bienes y/o prestas servicios en Colombia?
- No → No aplica factura por venta/prestación (revisa si tienes otros documentos electrónicos por obligación específica).
- Sí → continúa.
1) ¿Eres persona jurídica (SAS, LTDA, etc.) o comerciante/empresa con actividad habitual?
- Sí → En la práctica, la mayoría de operaciones comerciales quedan dentro del universo de facturación (verificación final en RUT/DIAN).
- No → continúa (podrías ser persona natural).
2) Si eres persona natural: ¿superas umbrales/condiciones que te obligan (ej. ingresos/consignaciones u operaciones gravadas, según DIAN)?
- Sí → Debes implementar factura electrónica o el documento equivalente electrónico según corresponda.
- No → podrías no estar obligado, pero revisa excepciones y tu RUT (responsabilidades).
3) ¿Tu RUT tiene responsabilidades asociadas a facturación electrónica / IVA / consumo / actividades sujetas?
- Sí → Prioriza habilitación y puesta en marcha (pasos abajo).
- No / No estás seguro → entra al portal DIAN y valida tu obligación y responsabilidades.
Tip operativo (sin drama): si tu equipo está creciendo, no esperes al “día que la DIAN lo pida”. La factura electrónica toca cierres, IVA/retenciones, cartera y soportes. Montarla bien desde el inicio ahorra reprocesos.
Factura electrónica 2026: Pasos para cumplir en 2026 (sin enredos) de “habilitado” a “operando bien”
Estos pasos aplican tanto si usas software propio como proveedor tecnológico. La diferencia real está en parametrización, control documental y conciliaciones. La DIAN además exige requisitos como tener cuenta en servicios informáticos, firma electrónica vigente y RUT actualizado.
- Verifica obligación y RUT: revisa responsabilidades y confirma si debes expedir factura electrónica o documento equivalente electrónico.
- Define el “cómo”: software propio vs proveedor tecnológico. Para pymes, suele ganar el proveedor por soporte y continuidad (sin depender de “la persona que sabe”).
- Habilitación y numeración: habilita el sistema en DIAN y gestiona numeración/autorización (control de resoluciones y rangos).
- Parametrización contable-tributaria: impuestos (IVA, INC si aplica), retenciones, tipos de cliente, medios de pago, monedas, productos/servicios, centros de costos (si usas), reglas de notas crédito/débito.
- Diseña tu control de soportes: define qué soporte respalda cada tipo de venta/servicio (contrato, orden, remisión, acta, entrega, aceptación, etc.). Sin soporte, el cierre queda cojo.
- Pruebas reales (no solo “sale la factura”): prueba escenarios: devoluciones, descuentos, anulaciones, venta a crédito, anticipos, notas crédito/débito, facturación masiva.
- Conciliación mensual: cruza facturación electrónica vs contabilidad vs bancos vs cartera. Este paso evita sustos en IVA, estados financieros y reporting gerencial.
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¿Y si no estás obligado? Ojo con el “documento soporte” y documentos equivalentes electrónicos
Dos puntos que suelen generar confusión:
- Documento soporte en adquisiciones a no obligados: si tu proveedor no está obligado a facturar, el comprador puede requerir generar el documento soporte para respaldar costos/deducciones/impuestos descontables.
- Documentos equivalentes electrónicos: DIAN ha venido estructurando documentos equivalentes en formato electrónico según el tipo de operación. Referencia general: DIAN – Documento equivalente electrónico.
En la práctica, aunque “no estés obligado” hoy, es útil dejar tu operación lista (soportes, catálogo, impuestos) porque el salto a facturación formal suele llegar por crecimiento (clientes empresa, bancos, inversionistas, licitaciones, etc.).
RADIAN en 2026: qué es y cuándo te importa (si vendes a crédito)
RADIAN es la plataforma de la DIAN que permite el registro, consulta y trazabilidad de las facturas electrónicas de venta como título valor y de los eventos asociados (aceptación, recepción, etc.). En palabras simples: si tu factura se va a negociar (por ejemplo factoring), RADIAN es clave para la trazabilidad de “quién es el tenedor legítimo”. Referencia: DIAN – Instructivo RADIAN.
¿Cuándo te importa RADIAN?
- Vendes a crédito y quieres dejar la factura lista para ser título valor (cobro/negociación).
- Haces factoring o planeas financiarte con tus cuentas por cobrar.
- Tu cliente exige trazabilidad/aceptación para pagar o para ceder la factura.
“Cambios que vienen” (lo que se está discutiendo)
Hay un proyecto de decreto (MinCIT) sobre la circulación de la factura electrónica de venta como título valor que busca aclarar: (1) que el registro en RADIAN aplica cuando la factura tenga vocación de circulación (cuando se pretende endosar/negociar), y (2) ajustar reglas de aceptación (expresa/tácita) con un plazo de tres (3) días hábiles contados desde la recepción de la factura. Fuente: Proyecto de decreto (PDF).
Traducción a operación (para ventas a crédito):
- Si vendes a crédito, define un procedimiento de recepción/aceptación con tus clientes (y evidencia) para no frenar cartera.
- Si haces factoring, deja claro qué facturas van con vocación de circulación y cuál será el “flujo RADIAN” (eventos, trazabilidad).
- Evita depender de un solo usuario: documenta el proceso, roles y evidencias (auditable).
Referencia de funcionamiento: DIAN – Instructivo RADIAN.
Al ser un proyecto, el texto puede cambiar antes de su expedición definitiva. Lo clave hoy es preparar el proceso interno para que el flujo de aceptación/soportes no se vuelva un cuello de botella.
Checklist de cumplimiento 2026 (AEO): lo mínimo que deberías poder mostrar
| Tema | ¿Qué verificar? | Evidencia / soporte |
|---|---|---|
| Obligación | Confirmación en DIAN y responsabilidades en RUT | Captura/consulta + RUT actualizado |
| Habilitación | Acceso a servicios informáticos, firma electrónica, ambiente habilitado | Usuario DIAN + firma + registro/habilitación |
| Numeración | Rangos vigentes y control de resolución | Resolución/rangos + control interno |
| Parametrización | IVA/INC/retenciones, catálogo, notas crédito/débito, medios de pago | Matrices de impuestos + pruebas por escenario |
| Soportes | Soporte por tipo de operación (contrato, orden, entrega, acta, etc.) | Carpeta/gestor + checklist de evidencia |
| Conciliación mensual | FE vs contabilidad vs bancos vs cartera | Conciliación firmada + ajustes documentados |
| RADIAN (si vendes a crédito) | Proceso de eventos, aceptación/recepción y reglas internas | Procedimiento + responsables + evidencias de eventos |
Errores típicos (y por qué terminan afectando cierres e impuestos)
- “Solo ventas maneja FE”: cuando contabilidad no participa, luego aparecen diferencias en IVA, cartera y notas crédito.
- Impuestos mal parametrizados: se vuelve un problema de IVA/retenciones y correcciones.
- Soportes dispersos: si no puedes sustentar una venta o un descuento, el cierre se vuelve una discusión eterna.
- Venta a crédito sin reglas de aceptación: impacta cartera y, si negocias facturas, complica RADIAN.
Si tu objetivo es cerrar más rápido y con menos reprocesos, te sirve alinear FE + nómina + bancos + ERP: ver guía de integración.
Cómo te ayuda IKA Services (outsourcing contable/tributario) en factura electrónica
Nuestro enfoque es que la facturación electrónica no sea un “sistema aislado”, sino una pieza que alimenta: contabilidad bajo NIIF, impuestos y reporting. Te apoyamos con:
- Diagnóstico de obligación, RUT y riesgos operativos.
- Parametrización contable-tributaria (IVA/retenciones/nota crédito/débito, etc.).
- Control de soportes (qué documento respalda cada tipo de operación).
- Conciliaciones (FE vs contabilidad vs bancos vs cartera) y cierres mensuales.
- RADIAN (si vendes a crédito): proceso y evidencias de eventos.
¿Lo revisamos contigo? Te proponemos un plan por fases (rápido de implementar y sostenible mes a mes).
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Preguntas frecuentes (FAQ)
¿Cómo sé si estoy obligado a facturar electrónicamente en 2026?
La forma más directa es validar tu caso en la DIAN y revisar tu RUT (responsabilidades). Puedes empezar aquí: DIAN – Obligados a facturar.
¿Qué pasa si no estoy obligado a facturar, pero compro a proveedores no obligados?
En ciertos casos, el comprador debe generar el documento soporte para respaldar costos/deducciones/impuestos descontables cuando el proveedor no está obligado a facturar. Referencia: DIAN – Documento soporte.
¿Qué es RADIAN y cuándo debo usarlo?
RADIAN es el registro de DIAN para la trazabilidad de facturas electrónicas como título valor y sus eventos asociados. Te importa especialmente si vendes a crédito y planeas negociar esas facturas (factoring). Referencia: DIAN – Instructivo RADIAN.
¿Qué “cambios” se están hablando para RADIAN en 2026?
Hay un proyecto de decreto que busca aclarar que el registro en RADIAN aplicaría a facturas con vocación de circulación y ajustar el conteo de aceptación (expresa/tácita) a 3 días hábiles desde la recepción de la factura. Fuente: Proyecto (PDF).
¿Cuál es el mayor error al implementar factura electrónica?
Creer que “emitir facturas” es el objetivo. El objetivo real es que quede alineada con impuestos, soportes, cartera y cierres mensuales. Sin eso, vienen diferencias y reprocesos.
Cierre: si en 2026 quieres menos correcciones y más control, trata la factura electrónica como proceso (no como herramienta). Y si vendes a crédito, deja claro tu flujo de aceptación y evidencias (RADIAN puede volverse clave).